360 Publicidad

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1. Objetivo

Establecer los lineamientos para el manejo, almacenamiento, protección y disposición de los archivos digitales generados y recibidos por 360 Publicidad, asegurando su integridad, disponibilidad, confidencialidad y correcta trazabilidad durante todo el proceso de trabajo con nuestros clientes y aliados.

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2. Alcance

Esta política aplica a todos los archivos digitales generados en el desarrollo de nuestras actividades comerciales, creativas, administrativas y operativas, incluyendo pero no limitados a: diseños gráficos, propuestas, archivos de impresión, fotografías, videos, documentos administrativos, plantillas y correspondencia digital.

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3. Tipos de archivos digitales gestionados

• Archivos de diseño: .ai, .psd, .cdr, .indd, .svg, .pdf, etc.

• Archivos de impresión: .pdf listos para impresión, .jpg, .tiff, etc.

• Documentos administrativos: cotizaciones, facturas, contratos, órdenes de compra, etc.

• Archivos compartidos por clientes para producción o publicación.

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4. Principios de la gestión de archivos digitales

• Organización: Todos los archivos deben estar clasificados por cliente, tipo de proyecto y fecha.

• Seguridad: Se deben almacenar en carpetas protegidas con acceso restringido y respaldos periódicos.

• Accesibilidad: Los archivos deben estar disponibles para el equipo autorizado, bajo protocolos internos.

• Trazabilidad: Cada archivo debe conservar su historial de versiones o modificaciones importantes.

• Confidencialidad: El acceso a los archivos del cliente estará limitado a personal autorizado.

 

5. Almacenamiento y respaldo

• Todos los archivos se almacenarán en servidores en la nube seguros y/o discos duros con backup.

• Se realizarán respaldos periódicos automáticos o manuales (mínimo una vez por semana).

• No se permitirán archivos digitales en dispositivos personales sin autorización.

 

6. Conservación y eliminación

• Los archivos finales de cada proyecto se conservarán por un periodo mínimo de 6 meses.

• Después de ese periodo, podrán ser eliminados o archivados de forma segura, salvo que el cliente solicite lo contrario.

• Los archivos temporales o no utilizados se depurarán mensualmente.

 

7. Entrega de archivos al cliente

• Se entregarán únicamente los archivos pactados en el alcance del proyecto (por ejemplo: archivo de impresión, JPG o PDF).

• Los archivos editables solo se entregan si han sido incluidos en el contrato o si el cliente adquiere los derechos y costos correspondientes.

• Las entregas se harán por medios digitales seguros: correo electrónico, plataformas de transferencia (WeTransfer, Google Drive, etc.).

 

8. Responsabilidades

• El área de diseño y producción será responsable de la correcta clasificación y almacenamiento de los archivos.

• El área administrativa será responsable de la custodia de documentos digitales comerciales y legales.

• Todo el personal debe cumplir con esta política como parte de sus obligaciones laborales.

 

9. Modificaciones

Esta política podrá ser actualizada o modificada según evolucione la tecnología, las necesidades de la empresa o cambios normativos. Las versiones actualizadas serán notificadas al equipo y estarán disponibles para consulta.

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📧 Correo: cuentaempresasantos@gmail.com

📞 Teléfono: 317 550 5601
📍 Dirección: Bogota

📅 Fecha de emisión: 21 julio 2025